Medium/Material Präsentations-Software

Mit Präsentations-Software können Inhalte in unterschiedlichen Mediencodes (Bild, Text, Ton, Film, Animation usw.) entwickelt, gestaltet und vorgeführt werden. Die Officeanwendung PowerPoint von Microsoft ist zum De-facto-Standard für Präsentations-Software geworden, der Name wurde sogar zum Synonym für Präsentations-Software generell. Weitere Beispiele für Präsentations-Software sind Impress von OpenOffice und Apple Keynote.

1. Einsatzmöglichkeiten

2. Das brauchen Sie dafür:

Da Präsentations-Software praktisch in jeder Office-Software enthalten ist und sich in seiner Handhabe an gängige Funktionen zur Text- bzw. Bildverarbeitung anlehnt, ist sie im Büroalltag inzwischen Standard. Es werden damit nicht nur Präsentationen am Beamer vorbereitet, sondern auch Vortragsfolien, Plakate und andere gedruckte Illustrationen (Visualisierung) hergestellt. Zur großen Popularität trägt auch bei, dass diese Programme sowohl am Desktop-Computer oder Laptop als auch auf Tablet-PCs oder Smartphones angewendet werden können.

Für eine gute und vollständige Präsentation sind nacheinander die Phasen Konzeption, Gestaltung, Vortrag und Nachbereitung zu durchlaufen (s.u.). Gewöhnliche, handelsübliche Präsentations-Software beschränkt sich in der Regel auf Funktionen zur Foliengestaltung und Projektion während des Vortrags, d.h., Sie benötigen des Weiteren:

für die Konzeption einer Präsentation: kreative Programme, z.B. Mindmapping-Software, oder auch Offline-Medien wie Moderationskarten, Bleistift und Papier usw.,
gut sortierte Bilder- bzw. Fotodatenbanken auf Online-Datenbanken oder anderen Speichermedien, ggf. auch ein eigenes Fotobearbeitungsprogramm,
für die Präsentation selbst ein entsprechendes Präsentationsmedium, z.B. Beamer oder interaktives Whiteboard, sowie entsprechendes Zubehör (Presenter, Laserpointer usw.),
bei Online-Präsentationen: Downloadbereich auf einer eigenen Lernplattform oder einem Online-Portal.

3. Didaktisch-methodische Hinweise

Präsentations-Software ist vor allem in beruflichen Situationen, in der Weiterbildung und im Hochschulbereich zum dominierenden Präsentationsmedium geworden. Was als digitale Simulation des Overhead-Projektors begann, hat sich heute zu einem ausgefeilten digitalen Multimediasystem fortentwickelt. Die prinzipielle Stärke ist die vielseitige Verwendung und das einfache, schnelle Zusammenspiel mit unterschiedlichen Medien:

Folien sind schnell, intuitiv und einheitlich zu erstellen,
vorhandene Daten (z.B. digitale Fotos, Daten aus Tabellenkalkulation) können direkt eingebunden werden,
problemloses Verändern bzw. Aktualisieren, z.T. auch während der Präsentation,
statische Medienelemente wie Text, Grafik oder Foto lassen sich in ein Medium integrieren und darüber hinaus mit dynamischen Inhalten wie Audio- bzw. Videosequenzen und Internetanwendungen kombinieren,
Animationen und multimediale Effekte in der Folienpräsentation helfen, Wichtiges hervorzuheben,
zusammen mit Audiokommentaren bzw. Tonspuren können Präsentationen auch über das Präsenzseminar hinaus für Lehr- und Lernprozesse dienen,
erstellte Präsentationen können effizient verwaltet und mehrfach wiederverwendet werden.

Insbesondere die multimedialen Elemente können – überlegt eingesetzt – die Überzeugungskraft einer Präsentation deutlich erhöhen: Ein eingespieltes Tondokument aus der Lebens- bzw. Berufswelt der TN ist lebendiger als das bloße Zitieren oder Visualisieren von Aussagen, ein kurzer Videofilm aus einem Gebäude wirkt überzeugender als mehrere Fotos desselben, und die Animation einer Fertigungsanlage vermittelt die spezifische Funktionsweise unmissverständlicher als eine detaillierte grafische Erläuterung.

Die vielfältigen Möglichkeiten der Gestaltung und Vorführung können zahlreiche Aktionsformen bereichern. Vielmehr noch: PowerPoint und vergleichbare Programme haben den Stil von Vortrag, Teilnehmerreferat oder anderen Präsentationsformen maßgeblich geprägt, indem ihre Grundannahmen, Metaphern (z.B. „Folien“) und stilistischen Elemente (z.B. Aufzählungen, Clip-Arts) unmittelbar in die Gestaltung von Präsentationen eingehen:

Vor allem dem Novizen oder ungeübten Redner bietet Präsentations-Software eine Oberfläche mit vielen Anregungen und hilfreichen Vorgaben, an denen er sich orientieren kann und über das er im Lauf der Zeit lernt, mit dem Programm umzugehen bzw. Präsentationen erfolgreich zu gestalten.
Gleichzeitig läuft der Benutzer aber leicht Gefahr, sich zu sehr an das Programm anzupassen, sein Denken der Programmlogik unterzuordnen und nur noch solche Dinge umzusetzen, die mit der Software einfach zu realisieren sind. Die Folge sind stereotype Vorträge, die weder dem Thema gerecht werden noch nachhaltige Lernprozesse bei den TN auslösen.

Der Einfluss von PowerPoint & Co. ist in vielen Fällen derart gravierend, dass eine mediale Monokultur beklagt wird:

„Fertigpräsentationen“ und Standardisierung vernachlässigen den individuellen und persönlichen Dialog zu den TN, die Präsentation wirkt stark medienzentriert.
Die medientechnischen Möglichkeiten verleiten zu Datenfülle, Reizüberflutung und Übermedialisierung; der Bezug zu Lehrzielen und Erwartungen der TN schwindet.
Fehlende oder unzureichende Tests vor der Präsentation führen zu Pannen, v.a. bei mangelnder Medienkompetenz im Umgang mit Hard- und Software.
PowerPoint hat eine hohe Suggestionskraft: Nur was auf PowerPoint steht, existiert überhaupt und kann erkannt werden. Handlungsoptionen werden kategorisch dadurch ausgeblendet.
Die im Kern treffende Formulierung wird zugunsten einer formalen Übereinkunft aufgegeben, d.h. der formale Zwang, z.B. alle Punkte einer Liste mit Substantiven beginnen zu lassen, führt dazu, dass eine treffende Aussage substantivisch verzerrt wird, obwohl die Sprache und schließlich auch ihr Sinn darunter leiden.
Mit Präsentations-Software kann man leichter als bei anderen Medien den fehlenden Inhalt kaschieren. Während man bei einem nicht auf andere Medien gestützten Vortrag sehr schnell merkt, von welcher Qualität die Rede ist, lassen sich mit vorgefertigten Bildern und aus anderen Präsentationen kopierten Elementen die Schwächen in der Aussage zunächst überdecken.

Die einzelnen Bausteine einer digitalen Präsentation werden als Folie (engl. „slide“), Seite oder Schaubild (engl. „chart“) bezeichnet. Das Besondere von PowerPoint-Präsentationen ist, dass sie in zwei Richtungen erzählen: Zum einen muss jede Folie in sich kompakt und stimmig sein, und zum anderen muss sich jede Folie in die gesamte Erzähllinie einfügen. Jede Überschrift muss daher zweimal passen: einmal zum Inhalt ihrer Folie, gleichzeitig aber auch zur vorhergehenden und nachfolgenden Überschrift. Im Idealfall sind die Überschriften der einzelnen Folien so formuliert, dass sie hintereinander gelesen eine Zusammenfassung der Präsentation ergeben. Dafür werden die Elemente auf den Folien und die Folien selbst immer wieder hin und her geschoben, die Überschriften immer wieder neu formuliert, bis alles passt: Dann „steht die Präsentation“.

Die typischen Elemente einer Folie sind Überschrift, ggf. Untertitel, Text (entweder in Listenform oder als Fließtext) und Visualisierungen bzw. Multimedia-Elemente. Eine zentral definierte Masterfolie garantiert, dass alle allgemeinen grafischen Elemente und Formatierungen einheitlich auf allen Folien automatisch dargestellt werden. Die Überschrift lenkt den ersten Blick auf die Folie. Formulieren Sie deshalb hier einen eindeutigen, aussagekräftigen Text, der die zentrale Aussage der Folie bzw. der gesamten Präsentation zusammenfasst. Der größte Teil der Folie ist den inhaltlichen Erläuterungen vorbehalten, die meistens als Text und grafische Elemente dargestellt sind. Über sie soll der TN wesentliche Aussagen (z.B. ein Zusammenhang, Widerspruch, Verhältnis usw.) möglichst schnell erfassen, noch bevor er den Text gelesen hat.

Der oft kritisierten Passivität der TN beim Einsatz von Präsentations-Software kann entgegengewirkt werden, wenn sich Vortrag und Folien zu einer inspirierenden Einheit ergänzen. Unter dem Titel „Presentation Zen“ beschreibt Garr Reynolds verschiedene Strategien in der visuellen Gestaltung von PowerPoint-Präsentationen. Textlastige Folien werden dabei durch emotionsgeladene vollformatige Bilder ersetzt und Diagramme von unnötigen grafischen Effekten befreit.

Variante in der Gestaltung von digitalen Präsentationen: „Hollywood-Ansatz”
Hollywood-Filme und Präsentations-Software haben viel gemeinsam, beide wollen die Aufmerksamkeit und Neugier von Menschen für sich gewinnen und dieses Interesse eine Weile aufrechterhalten. Der Hollywood-Ansatz von Präsentations-Software begreift eine Präsentation als das Erzählen im Spannungsbogen einer Geschichte, wie sie bereits aus der antiken Tradition des Dramas bekannt ist. Unter dieser Metapher wird eine Präsentation in folgenden Schritten gestaltet:

Schreiben Sie ein Drehbuch mit all Ihren Ideen.
Arbeiten Sie Ihre Ideen in einem Storyboard aus.
Produzieren Sie das Drehbuch.

Das Drehbuch ist der Ausgangspunkt der Präsentation und definiert den Spannungsbogen in drei Akten. Im ersten Akt werden die Eckpfeiler der Geschichte eingeführt, der thematische Ort und die zentralen Akteure beschrieben. Sie skizzieren die Herausforderung oder auch den Konflikt, den Ihr Thema birgt, und deuten eine mögliche Lösung an. Im zweiten Akt wird die Geschichte weitererzählt, indem Sie in einzelnen Schritten die Kernpunkte erläutern. Der dritte Akt knüpft an die eingangs dargelegte Herausforderung an und löst den Konflikt auf, indem Handlungsoptionen für die Zukunft entwickelt werden. Sie erreichen mit dem Drehbuch, dass sich die TN durch die klare Strukturierung auf Sie und das Thema konzentrieren. Das Storyboard wird als Gliederung in der Präsentations-Software angelegt und dient damit als strukturelle Grundlage für die Präsentation, die anschließend mit multimedialen Elementen weiter optimiert wird.

Vorführung der Präsentation

Bei der Eröffnung einer Präsentation gilt es, die Aufmerksamkeit der TN für sich zu gewinnen und für das Thema zu begeistern, indem Sie z.B. an ein aktuelles Ereignis anknüpfen. Heben Sie gleich zu Beginn das Thema prominent hervor, sowohl über eine anregende Titelfolie in Ihrer Präsentation als auch ggf. über parallele Medien (z.B. Pinnwand, Flipchart), auf denen Titel und Gliederung über den gesamten Verlauf der Präsentation sichtbar sind.

Bei der Präsentation generell

Gesicht zeigen: Halten Sie den Blickkontakt zu den TN aufrecht und blicken Sie auf Projektionsfläche und eigenem Bildschirm nur dann, wenn dies zwingend notwendig ist. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sitzen wollen.
Begrenzen Sie die ununterbrochene Folge von Folien bei einer längeren Präsentation auf ca. 15 Minuten. Geben Sie dann den TN die Möglichkeit zu Rückfragen, eigenen Positionen und Feedback, bevor Sie fortsetzen.
Videoclips, die einen inhaltlichen Beitrag darstellen, sollten Sie besonders ankündigen. Verweisen Sie vorab auf wichtige Inhalte und unterbrechen Sie ggf. die Präsentation an zentralen Stellen, auch um einen „Kino-Effekt“ bei den TN zu verhindern.
Bei längeren Unterbrechungen und zur Diskussion mit den TN sollten Sie die Präsentation ausblenden.

Beim Folienwechsel

Kündigen Sie den nächsten Themenpunkt an.
Schalten Sie die Folie hinzu und lassen Sie diese kurz auf die TN wirken.
Beginnen Sie zum Thema der Folie zu sprechen bzw. die Folie zu erläutern: Nehmen Sie Bezug zum Titel und lenken Sie die Aufmerksamkeit auf die zentralen Details der Folie.
Gehen Sie auf Wahrnehmungen und Reaktionen der TN ein, erläutern Sie schwierige Aussagen und fassen Sie ggf. die Aussage der Folie zusammen.

Abschluss der Präsentation

Heben Sie sich für das Ende Ihrer Präsentation ein Highlight auf und setzen Sie einen markanten Schlusspunkt.
Fassen Sie Ihre Kernaussagen ein letztes Mal in wenigen Sätzen zusammen und integrieren Sie dabei auch die Rückmeldungen der TN bzw. die Aspekte der Diskussionen.
Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und informieren Sie über die nächsten Schritte.

Variante in der Vorführung von digitalen Präsentationen: „Pecha Kucha“
Pecha Kucha (gesprochen: petscha-kutscha; japanisch für „Stimmengewirr“) ist eine Präsentationsform, bei der in einem Vortrag exakt 20 Folien mit jeweils maximal 20-sekündiger Dauer vorgeführt werden. Aus dieser Prämisse ergibt sich eine Gesamtdauer von ca. sechseinhalb Minuten und damit die hierfür charakteristische Prägnanz in der Präsentation. Eine besondere Veranstaltungsform sind „Pecha-Kucha-Nächte“, in denen mehrere dieser Vorträge hintereinander folgen.

Mit Präsentations-Software lassen sich gute Präsentationen erstellen. Voraussetzung dafür ist aber eine ständige Reflexion über den eigenen Vortragsstil und ein stetiges Praktizieren und Experimentieren mit neuen Elementen.

4. Vorteile/Chancen – Nachteile/Probleme

Literaturhinweise: Atkinson 2009; Coy/Pias 2009; Duarte 2010; Gretschmann 2007; Hütter/Degener 2003; Klein/Dytham 2007; Reynolds 2010; Schildt/Zeller 2005