Aktionsform

World Café

Oder: Tischgespräche

Kurzbeschreibung

World Café ist eine Großgruppen-Methode, die auch mit sehr vielen TN alle involviert und vielfältige Gespräche ermöglicht. Dazu wird eine Art Kaffeehaus inszeniert, in der an vielen Tischen Gespräche stattfinden. Auf den „Tischdecken“ (aus Papier) werden Arbeitsergebnisse festgehalten.

1. Einsatzmöglichkeiten

Das World Café ist eine Workshop-Methode die sich als Großgruppen-Moderationsmethodik für 12 bis 2.000 TN eignet. Daraus ergeben sich mannigfaltige Einsatzmöglichkeiten, z.B.

• zur Einleitung einer Tagung, eines Jahresmeetings, eines Führungskräfte-Retreats, eines Budget- und Planungsmeetings, eines Gemeindeausschusses,
• zur Reflexion vorangegangener Inputs oder im Zusammenhang mit anderen Großgruppenverfahren wie Zukunftskonferenz, Open Space, Appreciative Inquiry, Real Time Strategic Chance,
• um einen intensiven Austausch und eine kreative Vernetzung zu ermöglichen,
• um TN auch in großen und sehr großen Gruppen zu aktivieren und zu beteiligen.

2. So wird’s gemacht

Vorbereitung

Sie benötigen einen Raum mit ausreichendem Platz für kleine, idealerweise runde Tische mit jeweils vier und maximal sechs Stühlen oder mit Stehtischen. Zwischen den Tischen sollte aus Gründen der Akustik und Bewegungsfreiheit genügend Platz vorhanden sein. Die Tische werden mit weißen Papiertischdecken (alternativ können auch unlinierte Flipcharts aneinandergeheftet oder Brown Papers eingesetzt werden) und Stiften/Markern belegt (Minimalausstattung). Günstig ist, wenn die TN sich auch mit Getränken und Snacks versorgen und diese mit an die Tische nehmen können, um auch eine Kaffeehausatmosphäre entstehen zu lassen.

Durchführung

Das World Café beginnt i. d. R. mit einer Begrüßung durch den Tagungsleiter und Erläuterungen zur Thematik, damit verknüpften Fragestellungen, zum Ablauf, zur Etikette und zur Rolle der Gastgeber an den Tischen. Die Erläuterungen zur Arbeitsweise und zu den Verhaltensregeln kann der Gastgeber auch direkt am Tisch vornehmen, dies setzt aber voraus, dass er mit der Methode selbst vertraut ist. Die Gastgeber übernehmen die Moderation der Gespräche an den Tischen, und sie sorgen für eine offene und freundliche Gesprächsatmosphäre. Je nach Intention des World Cafés kann die Tagungsorganisation explizit Experten für ein Thema als Gastgeber einladen. Ansonsten melden sich Gastgeber zu Beginn freiwillig für die Dialogrunden. Sie werden dann vom Tagungsleiter kurz über ihre Aufgabe an den Tischen informiert. Diese bestehen darin, die Neuankömmlinge an den Tischen zu begrüßen, die wichtigsten Gedanken und Ergebnisse aus der vorigen Runde kurz zu präsentieren und die Gespräche am Tisch zu moderieren. Die Gastgeber sorgen auch dafür, dass sich alle beteiligen können, und ermuntern die Gäste, ihre Ideen und Gedanken auf die Tischdecken zu schreiben oder zu zeichnen. Sie achten ebenso auf die (akustischen) Signale, die den Wechsel an den Tischen ankündigen, und verabschieden die Teilnehmenden an ihrem Tisch, um dann wieder in eine weitere Runde einzusteigen. Zwischen den Runden mischen sich die Teilnehmenden neu, sie können dabei selbst entscheiden, an welchem Tisch sie Platz nehmen. Der Tagungsleiter übernimmt die Verantwortung für die gesamte Prozessmoderation.

Die Dauer des World Cafés richtet sich nach der Intensität, der Anzahl der Gesprächsrunden und Tische. Die Runden können 15–20 Min. oder auch bis zu 45–60 Min. dauern. Der Gesamtzeitraum eines World Cafés liegt somit zwischen einer und drei Stunden.

Abschließend präsentiert jeweils ein Gastgeber pro Tisch die gewonnenen Ergebnisse. Allerdings übernimmt dieser nicht die Rolle eines Moderators, d.h., er ist weder verantwortlich für den weiteren Tagungsverlauf noch für das Ergebnis der Gesprächsrunden.

Die Präsentation der Ergebnisse kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, z.B.

• visuelle Protokolle,
• Galerie der Tischdecken,
• Aushang der Erkenntnisse in Form einer Vernissage, Galerie oder in einem Infomarkt im Anschluss an das World Café,
• Ideen-Cluster, Bündel,
• Erstellung eines Fotoprotokolls, das z.B. online allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt wird.

Varianten:

Um den Ablauf an Zielsetzungen und Rahmenbedingungen anzupassen, kann die Methode auch variiert werden:

• Die Gastgeber werden nach jeder Runde an den Tischen neu bestimmt, sodass immer jemand anderes am Tisch verbleibt.
• Die Gruppe der ersten Runde trifft sich in der letzten Runde wieder, um alle Perspektiven zusammenzuführen, auszuwerten und gemeinsam zu präsentieren.
• Die Teilnehmenden verbleiben an den Tischen, dafür wandern die Themen oder Fragestellungen weiter, indem der Kerngedanke auf eine Moderationskarte oder ein Plakat notiert und von einem Tisch zum nächsten gereicht wird, um Erkenntnisse dazu zusammenzutragen (eignet sich vor allem am Ende einer Veranstaltung, wenn die Teilnehmenden sich auch schon kennen).
• Es kann eine Frage an unterschiedlichen Tischen diskutiert werden, wozu mehrere Runden stattfinden und die TN sich neu mischen.
• Bei großen Gruppen ist denkbar, mehrere World Cafés zu unterschiedlichen Themen in unterschiedlichen Räumen oder Zonen parallel durchzuführen, sodass die Teilnehmenden sich innerhalb eines World Cafés bewegen können oder auch zwischen den Zonen.
• Wenn die entsprechenden Möglichkeiten gegeben sind, bieten sich auch Outdoor-Settings an, z.B. mehrere kleine Feuerstellen, um die sich die Teilnehmenden gruppieren können. Gegebenenfalls muss dazu eine passende Metapher gefunden werden.

Folgende Details sollten beachtet werden:

• Was soll erreicht werden?
• Was ist das Kernthema/Motto?
• Wie lauten Fragen, die diskutiert werden sollen?
• Wer nimmt teil?
• Wer übernimmt die Moderation/Tagungsleitung?
• Wie kann eine zwanglose Atmosphäre (optimalerweise entsprechend der eines gemütlichen Cafés) geschaffen werden?

3. Didaktisch-methodische Hinweise

Bei dieser Großgruppen-Methode wird durch intensiven Austausch und kreative Vernetzung die Entfaltung kollektiver Intelligenz ermöglicht, woraus neues Wissen entsteht. Es wird davon ausgegangen, dass Wissen in einer Organisation und zwischen Beteiligten existiert. Daher wird ein Rahmen geschaffen, in dem Menschen konstruktiv miteinander über ein für sie relevantes Thema diskutieren können. Ziel des World Cafés ist es, gemeinsames Wissen und das kreative Potenzial einer Gruppe („Intelligenz der vielen“) sichtbar zu machen, um so neue Perspektiven, Denkweisen, Handlungsoptionen zu entwickeln und diese miteinander zu immer größer werdenden Gedankenkreisen zu vernetzen. Teilnehmende können dabei aktiv ihre Ideen einbringen oder einfach auch nur zuhören.

Die Methode ist besonders wirkungsvoll bei heterogenen, durchmischten Teilnehmergruppen, die von einem gemeinsamen Thema betroffen sind. Sie eignet sich besonders, um unterschiedliche Sichtweisen zu einem Thema zusammenzuführen, innerhalb kurzer Zeit möglichst viele Perspektiven und Ideen auf einen Sachverhalt zu generieren oder innerhalb einer Gruppe Resonanz zu einer Fragestellung zu erzeugen. Sie kann alternativ auch eingesetzt werden für die Präsentation von Informationen oder die Evaluation eines zuvor durchlaufenen Prozesses. Die Planung, Dokumentation und Ergebnissicherung sind darüber hinaus von wesentlicher Bedeutung. Die Etikette (z.B. Fokus auf das legen, was wichtig ist; hinhören, um wirklich zu verstehen; eigene Ansichten und Sichtweisen beitragen; sprechen und hören mit Herz und Verstand; Ideen miteinander verknüpfen; Aufmerksamkeit auf die Entdeckung neuer Erkenntnisse und tiefer gehender Fragen; Ideen sichtbar machen, visualisieren; spielen, kritzeln, malen – auf die Tischdecke schreiben ist erwünscht; Spaß dabei haben) kann zusammen mit einer Kurzbeschreibung der „Rolle der Gastgeber” auf Karten auf den Tischen verteilt sein oder gut sichtbar im Raum hängen. Weitere Moderations- sowie Büromaterialien wie z.B. Tacker, Büroklammern, Tesakrepp, Tesafilm, Marker, Pinwand-Nadeln, Bleistifte und Kugelschreiber, Post-its sollten verfügbar sein.

4. Vorteile/Chancen – Nachteile/Probleme

Vorteile/Chancen:

• neue Ideen und Lösungsansätze entstehen
• interdisziplinärer Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer werden ermöglicht
• belebt die Zusammenarbeit in Teams und Netzwerken
• schafft eine zwanglose Gesprächsatmosphäre
• stärkt Engagement und Eigenverantwortung in einer Organisation oder Team

Nachteile/Probleme:

• Methode ist nicht geeignet, wenn schnell Problemlösungen erarbeitet werden müssen
• ist die gestellte Frage für die Teilnehmenden nicht von höchstem Interesse, besteht die Gefahr, dass die Gespräche zu einem reinen Kaffeeklatsch mutieren
• erfordert Kommunikationsfähigkeit und Bereitschaft der Teilnehmenden, sich auf diese selbstgesteuerte Erarbeitungsform einzulassen
• geschlossene Fragen bieten wenig Anreiz und Inspiration, um sich über die angerissenen Themen tiefer auszutauschen
• stellt hohe Anforderungen an die Aufmerksamkeit sowie die Organisations- und Moderationskompetenz des Tagungsleiters

Literaturhinweise: Brown/Isaacs 2007, Harbig/Klug/Bröcker 2007, Knauf 2011 Scholz/Vesper/Hausmann 2007, Surowiecki 2005

Internetressourcen: Homepage der World Café Community Foundation, die auf die Gründer dieser Methode Juanita Brown und David Isaacs zurückgeht: http://www.theworldcafe.com. Hier ist auch eine deutsche Fassung hinterlegt: http://www.theworldcafe.com/translations/Germancafetogo.pdf.

Autorin: Ingeborg Schüßler

Dr. Balkes rät: „World Café lebt von der zwanglosen Gesprächsatmosphäre an den Café-Tischen. Aber unterschätzen Sie den Vorbereitungsaufwand nicht! Um so ein lockeres Café-Stündchen zu organisieren bedarf es einer sehr überlegten Planung. Zeitrahmen, Fragestellungen, Organisation, Räume etc. – all das will gründlich durchdacht und sorgfältig vorbereitet sein.“