Ordnung im Flipchart-Archiv

Das Arbeitszimmer von Trainerkollegen ist immer spannend: Wie sieht es dort aus? Was steht da rum? Welche Literatur steht im Regal? Am Wochenende hatte ich wieder mal die Möglichkeit einen Blick in ein bis dato fremdes Arbeitszimmer zu werfen. Und dort herrschte Chaos. Der zur Verfügung stehende Raum war gut genutzt. Neben dem Schreibtisch stand ein Flipchart, es gab ein großes Bücherregal und eine Wand war als Pinnwand verwendbar. Auf dem Regal türmten sich Flipchart-Rollen (leider habe ich kein Foto gemacht). „Findest du da noch was?“ „Ich muss jedes Mal lange suchen und hab hier ja kaum Platz die Blöcke richtig durchzublättern. Aber ich mache mir mit den Flipcharts viel Mühe und will sie nicht für jeden Auftrag neu malen. Irgendwo müssen sie ja hin.“

Ich kenne das Problem nur zu gut. Auch ich horte die Flipcharts zurückliegender Seminare und verwende diese immer wieder. Zwischendurch hatte aber auch ich den Überblick verloren, was ich denn da so alles sammle. Heute verrate ich im Blog, wie sich dem Flipchart-Archiv-Chaos Herr geworden bin.

Eine wundervolle und günstige Lager- und Sortierhilfe sind Getränkekisten (idealerweise die für die hohen 1,5l-PET-Flaschen). Hier stehen die Blöcke sicher und mehrere Kästen lassen sich leicht mit Kabelbindern zu einem großen Archiv verbinden. Um das Einstauben zu verhindern und den Überblick zu behalten ziehe ich Frühstückstüten aus Papier über die Papierrolle. Die Papiertüte nutze ich auch noch zur Beschriftung. Eine feine Sache!

Mittlerweile steht auch eine Getränkekiste neben meinem Flipchart im Seminarraum. Ich wechsle im Seminar häufig die Blöcke mit vorbereiteten Inhalte und habe diese dann schnell im Zugriff! Auch das hat mir die Sucherei bedeutend erleichtert.

Prinzipiell gilt bei der Flipchart-Archivierung:

• Ordentlich zusammenrollen (Schrift nach außen). Höchstens zwei aufeinander gestapelte Blöcke zusammenrollen. Immer bei der Leimung mit dem Aufrollen beginnen. Was kaputt ist (ausgerissene Aufhängungen, gerissene Blätter, etc). ersetzen oder aussortieren.
• Die Rolle fixieren. Ich verwende gerne Kabelsammler von Ikea mit Klettverschluss
• Beschriften: der Inhalt muss auf der Rolle erkennbar sein, sonst ist man nur noch am auf- und neu zusammenrollen
• Lagerungsmöglichkeiten schaffen: zum Beispiel über das oben beschriebene Getränkekistenarchiv. Zusätzlich habe ich auch Kartons beschriftet und packe dort dann die Rollen rein, die ich nicht im häufigen Zugriff habe. Im Büro-Fachhandel gibt es auch spezielle Hülsen aus Pappe oder Kunststoff. Wichtig ist auch hier ein Beschriftungsfeld, so dass man von außen erkennen kann, was drin ist!
• Weniger ist oft mehr – nutzen Sie auch die digitale Ablage.
  In fast jedem Seminar entsteht bei mir ein Fotoprotokoll. Dazu gehören natürlich auch die Fotos der zum Einsatz gekommenen Flipcharts. Alles, was keine Chance auf Wiederverwertung hat werfe ich rigoros weg. Die Fotos von Flipcharts, die ich für besonders gelungen halte oder die ich als Inspiration kopiere ich auf Powerpoint-Folien (immer zwei Fotos pro Folie), drucke diese zusätzlich aus und sammle das dann als Malvorlage und Inspirationsquelle in einem Ordner.